Siège administratif

Fondement réglementaire

Vu le code de l’Action Sociale et des Familles, notamment son article L314-7 ;
Vu le décret n° 2003-1010 du 22 octobre 2003 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l’article L.312-1 du code de l’action sociale et des familles et des établissements mentionnés au 7° de l’article R.6122-25 du code de la santé publique, notamment les articles 88 à 95 ;
Vu l’arrêté du 22 octobre 2003 fixant les modèles de documents prévus aux articles 9, 12, 16,18,19,47 et 83 du décret n°2003-1010 du 22 octobre 2003 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l’article L.312-1 du code de l’action sociale et des familles et des établissements mentionnés au 7° de l’article R.6122-25 du code de la santé publique,
Vu l’arrêté du 10 novembre 2003 fixant la liste des pièces prévues au III de l’article R314-88 du code de l’action sociale et des familles relative à la demande d’autorisation et de renouvellement de frais de siège social,

Préambule

Le présent projet a pour but de définir les modalités techniques d’organisation, de fonctionnement et de financement d’un siège de l’ANDAPEI, dans le but de :

Pérenniser l’Association par la structuration d’un siège administratif afin de répondre au mieux aux besoins des personnes handicapées en développant, entre autres, des structures ou services nouveaux ;
S’inscrire dans le cadre légal et règlementaire relatif à la tarification et aux missions du siège social tout en cherchant à mettre en place et à renforcer l’évaluation et le contrôle nécessaire au sein de l’Association et de ses établissements et services ;
Poursuivre leurs relations partenariales basées sur la confiance et le respect mutuels, tant dans les actions entreprises, les moyens mis en œuvre, les objectifs fixés que dans des résultats atteints.

Le présent dossier définit, par le biais du siège de l’ANDAPEI, le cadre des relations techniques et financières de l’Association Nouvelle Départementale des Amis et Parents d’Enfants en Inclusion chargée de la mission d’accueil, d’accompagnement et d’hébergement des personnes déficientes intellectuelles et les autorités de tarification du département de Lot-et-Garonne qui apportent dans la limite de leurs compétences légales, les moyens nécessaires à la conduite de cette mission.

L’autorisation et la reconnaissance du siège reposent sur :

La définition d’objectifs du siège administratif ainsi que l’évaluation de l’atteinte de leurs résultats ;
Les modalités organisationnelles du siège social ;
L’octroi des moyens financiers ;
Les contrôles des autorités de tarification.

Le renouvellement d’habilitation et d’autorisation de frais de siège s’inscrit dans la continuité et la pérennisation des activités de l’association. Il intervient après un premier quinquennat qui a vu la fusion absorption de l’ADAPEI par l’ANDP, pour mener au 1er janvier 2020 à la création de l’ANDAPEI 47.

Pour rappel, les missions d’un siège sont notamment de mener à bien une politique globale cohérente et volontariste de prise en charge et d’accompagnement des personnes handicapées mentales accueillies au sein de l’Association.

Prestations techniques et missions du siège de l’ANDAPEI 47

Ses principales missions se déclinent comme suit :

Assurer le suivi et la modélisation du travail effectué, par les établissements, auprès des personnes accueillies dans les structures ;
Garantir une démarche qualité par la mise en œuvre notamment de systèmes d’informations communs, de procédures de contrôles internes, d’un système informatique en réseau ;
Garantir la continuité de prise en charge par la mise en œuvre de modalités d’interventions coordonnées ;
Assurer la gestion financière des établissements et le contrôle de la gestion administrative et comptable ;
Assurer la gestion du personnel ;
Mener des études dans le but d’améliorer l’efficacité du fonctionnement de l’Association ;
Superviser l’élaboration des projets d’établissements et de services ;
Adapter les moyens des établissements et services à l’amélioration de la qualité de service rendu ;
Assurer la mise en œuvre des indicateurs médico-sociaux ;
Assurer la mise en œuvre de la responsabilité juridique de l’Association ;
Assurer la mise en œuvre de la communication et de la représentation de l’Association.

Modalités organisationnelles du siège de l’ANDAPEI 47

Afin de mettre en œuvre les missions du siège de l’ANDAPEI 47 décrites ci-dessus, l’organisation administrative de la Direction Générale de l’association est la suivante :

Direction générale

1 Directeur Général à temps plein, qui, par délégation du conseil d’administration, assume la responsabilité de Gestionnaire de l’Association.

Pour cela, il s’entoure des collaborateurs suivants :

Administration Générale

1 Secrétaire Générale de Direction à temps plein
1 Assistante communication à temps partiel

Administration Comptabilité, Gestion

1 Directrice financière à temps plein assistée par une assistante en gestion financière à temps plein

Gestion des Ressources Humaines et paies

1 Directrice des ressources humaines à temps plein assistée par deux assistantes en gestion des ressources humaines 1 à temps plein et 1 à mi-temps.

Aménagement quinquennal des objectifs

Le Siège de l’ANDAPEI 47 dans ses missions globales et par conséquents les établissements et services de l’association s’engagent sur la durée de l’autorisation à mener les actions suivantes :

APPELS D’OFFRE ARS/DDS, DÉVELOPPEMENT DE L’ASSOCIATION : Répondre à des appels à projets, seuls ou associés (GCSMS, Adiph, etc.), lorsqu’ils sont lancés pour tout projet d’extension ou de création en accord avec le projet associatif les orientations des schémas départementaux et différents programmes dont le PRIAC.
FORMATION, MOBILITÉ, RH, ÉVOLUTION : Ouverture de façon mutualisée des Établissements à la Formation et au partenariat. Un recensement des besoins en formation est systématiquement effectué au sein des Établissements suite aux retours des entretiens individuels et/ou repérage de besoins spécifiques. Poursuite de la politique d’encouragement à la mobilité entre les structures et les dispositifs dans un but d’ouvrir de nouvelles perspectives professionnelles par le biais de stages et ainsi tenter de prévenir l’usure professionnelle.
NÉGOCIATION, APPELS D’OFFRE GROUPÉS : Poursuivre le travail permanent de recensement des besoins groupés sur l’ensemble du périmètre de l’association afin de lancer des appels d’offres et ainsi réduire les coûts de fonctionnement
DÉMARCHE QUALITÉ : Il est à noter que l’ensemble des Établissements de l’Association sont inscrits aujourd’hui dans une dynamique affirmée d’amélioration de la qualité. Les instances COSIA et COPIL(S), se préoccupent des préconisations ainsi que du suivi des axes d’amélioration amorcés. Cet axe assure une homogénéisation de la dynamique qualité via cette veille qualité, incontournable et essentielle au sein de nos Établissements.
MAINTENANCE, SECURITE ET SANTÉ AU TRAVAIL (mission assurée via un poste de coordinateur mutualisé sur l’ensemble des établissements) : Suivi des maintenances et veille sécurité : point crucial pour les personnes accueillies ainsi que pour le personnel. Cette action se greffe au CSE CSSCT, et aux différentes CISER. Elle aborde les évolutions de la réglementation dans ce domaine en l’occurrence la Qualité de Vie au Travail et la médecine du travail.
FONCTION DE GARANT DES ECHEANCES : Afin de garantir la pérennité des activités de l’association et le respect des engagements pris par cette dernière vis-à-vis des autorités, le siège intègre maintenant dans ses outils de pilotage (indicateurs), les éléments de suivi des échéances telles que les renouvellements d’autorisations, les échéances des projets d’établissement, d’évaluations internes et externes, les commissions de sécurité, ou la survenue d’inspections, etc. Au-delà de l’aspect de contrôle, sera également instauré le suivi et l’étayage des actions mises en œuvre en réaction à ces temps, afin de s’assurer que les réponses sont adaptées et conformes (plans qualité, aide méthodologique à la réécriture des projets d’établissement, actions correctives, etc.).

Plus spécifiquement et par pôle d’activité, les plans d’actions retenus sur la période sont :

Secrétariat Général :

2023
- Retour réponse AAP ESMS numérique/SEGUR : renouvellement DUI
2024
- Mise en place d’un nouveau DUI
- Contentieux amiables et judiciarisés / Suivi du patrimoine et subventions / Dons et legs (Nouvelles missions du Siège) : Un travail de recherche ainsi qu’une veille réglementaire seront nécessaires afin de répondre au plus près aux situations. Concernant les recherches de subventions, dons et legs : une démarche sera faite auprès des Fondations, divers donateurs. Une recherche active de subventions sera menée en continue
2025
- Renforcer la sécurité de notre système d’information
- Appel offres Assurances
2026
- Revoir le dimensionnement des serveurs
2027
- Appel offres téléphonie / réseaux

Direction des Ressources Humaines :

2023
- Mise en œuvre opérationnelle de la démarche d’organisation de l’Amélioration Continue des Pratiques et des Conditions de Travail (ACPCT) de l’ANDAPEI 47 conformément au Manuel Méthodologique (année 1)
2024
- Mise en œuvre opérationnelle de la démarche d’organisation de l’Amélioration Continue des Pratiques et des Conditions de Travail (ACPCT) de l’ANDAPEI 47 conformément au Manuel Méthodologique (année 2)
2025
- Mise en œuvre opérationnelle d’un logiciel de gestion des plannings afin de faciliter et sécuriser la gestion quotidienne de l’organisation du travail des professionnels et des remplacements (année 1)
2026
- Mise en œuvre opérationnelle d’un logiciel de gestion des plannings afin de faciliter et sécuriser la gestion quotidienne de l’organisation du travail des professionnels et des remplacements (année 2)
2027
- Mise en œuvre d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (repérage des besoins de formations, construire et mettre à jour des référentiels métiers et compétences, analyses les entretiens professionnels) afin d’impliquer les professionnels et les équipes de direction dans l’évolution et la transformation de l’offre de service médico-social.

Direction des Services Financiers :

2023
- PPI :
  - Renouvellement PPI ETS cd47 (2023-2028)
  - Siège ANDAPEI 47 (2023-2028)
2024
- Relocalisation DAME
2025
- Étude renouvellement outils de comptabilité (10 ans d’utilisation)
2026
- PPI :
  - Renouvellement PPI Dame (2027-2031)
  - Renouvellement PPI Esat social (2027-2031)
  - Renouvellement PPI Mas 4 Saisons (2027-2031)
2027
- Concernant le patrimoine : La mise en place d’un inventaire sera engagée sur la période pour être opérationnelle en 2027. Ainsi, chaque établissement et service, pour les années suivantes, procèdera à un travail d’inventaire, incluant tous les investissements nouveaux.

Service Communication :

2023
- Site internet :
  - Créer un bouton de don afin que le don en ligne soit possible
  - Créer un formulaire d’adhésion à remplir en ligne
  - Remise à jour des rubriques Établissements et services
- Facebook : mise à jour régulière
- Supports de communication :
  - Création d’un livret d’accueil unique pour les familles
  - Campagnes de don régulières
  - Maintenir la newsletter mensuelle
  - Continuer à être un support de création visuel pour les événements de l’association
  - Être un relai de promotion des événements de l’association
  - Rétrospective de l’année passée
  - Création d’une cartographie détaillée de l’ANDAPEI
2024
- Presse :
  - Développer les relations presse de l’ANDAPEI
- Supports de communication :
  - Rapport d’activités À destination du public
  - Harmoniser chaque livret d’accueil de l’ensemble des Établissements et structures
  - Faire une vidéo de présentation pour chacun des Établissements et une vidéo générale de l’association
  - Développer le FALC sur nos supports de communication
- Linked In : création d’une page Linked In
2025
- Partenariat et site internet : avoir la possibilité d’organiser une collecte ou une manifestation pour l’ANDAPEI en ligne et partageable sur les réseaux et par mail
- Partenariat :
  - Développer de nouveaux partenariats : sponsoring, arrondi supérieur…
2026
- Rendre accessible la communication « descendante » de l’UNAPEI nationale et région au plus grand nombre
2027
- Réactualisation du plan global de communication de l’association pour la période quinquennale suivante (2028/2032)

Moyens financiers et budget du siège de l’ANDAPEI 47

Le budget prévisionnel du siège de l’association est présenté dans ce dossier.

Les contrôles des autorités de tarification

Le siège de l’ANDAPEI 47 s’engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par les autorités de tarification de la réalisation des objectifs du présent contrat, notamment par l’accès à toutes les pièces justificatives de la bonne application des textes légaux et réglementaires, les procédures assurant le contrôle et l’évaluation.

Modalités d’évaluation

Les représentants de l’Association et ceux des autorités de tarification se réunissent au moins une fois par an et examinent contradictoirement le bilan annuel de réalisation des opérations et actions prévues, en évaluent les résultats, valident les actions à engager au cours de l’exercice suivant.